Généralités

Vous trouverez ici des informations si vous souhaitez bénéficier de la structure de l'association pour l'organisation de votre rencontre. Vous pouvez en effet solliciter le bureau pour vous conseiller, tirer partie de l'expérience des organisations précédentes et bénéficier de la représentation de l'association pour les démarches financières avec les hébergeurs et restaurateurs.
Il vous faut présenter votre proposition sur le forum Boxers & Flats pour savoir si le rencontre n'entre pas en conflit avec une autre et estimer l'interêt qu'elle suscite auprès des autres.

Avis du bureau Viroflat
Le bureau vous donnera très rapidement son avis et vous intègrera dans une discussion restreinte aux organisateurs afin de régler les détails. C'est un membre du bureau de l'association Viroflat qui créera la listre d'inscription pour votre orgnaisation.

Adhésion à l'association pour participation aux rencontres

Il est demandé à tout participant une adhésion annuelle à l'association pour pouvoir participer aux rencontres pour lesquelles la Viroflat est sollicitée et représentée. Pour 2019 et 2020 le montant de l'adhésion de 5€ et prélevé lors du réglement de l'acompte de la première participation annuelle de l'adhérent.
Comme pour toute association, il est demandé à chaque adhérent de prendre connaissance des statuts de l'association et de les approuvé lors du renseignement du formulaire d'incription de la rencontre.


Création de la rencontre par membre du bureau

1 - Identification par le menu "administration"

2 - Cliquer sur le menu "Créer une sortie"
3 - Remplir le formulaire
Veuillez à bien renseigner :
  • le pseudo de l'organisateur tel qu'il existe sur le Forum Boxers & Flats si l'organisation est déléguée
  • Son adresse mail, à défaut c'est la vôtre qui sera automatiquement adoptée
  • le jour du rendez-vous initial de la rencontre
lorsque vous cliquez sur soumettre, un mot de passe de 10 caractères alphanumériques est généré et communiqué à l'adresse mail renseignée.
Mail envoyé à l'organisateur
Mail envoyé à asso@viroflat.fr


Mot de passe organisation

Les mots de passe sont cryptés et les membres du bureau n'ont aucun moyen de connaitre le mot de passe de l'organisateur. Ce mot de passe envoyé lors de l'initialisation est uniquement connu de l'organisateur désigné et il est impossible de le retrouver. L'organisateur peut changer son mot de passe à sa convenance quand bon lui semble. Pour bénéficier d'une sécurité maximum, il faut toujours utilisée l'url https du site. Vérifiez bien la présence du cadenas sur la barre d'adresse qui doir commencer par "https://viroflat.fr..."

Perte du mot de passe : si l'organisateur oublie ou pert son mot de passe, tout membre du bureau peut lui ré-initialiser à partir de l'interface d'administration de la rencontre. Un mail est immédiatement envoyé à l'organisateur l'informant de son nouveau mot de passe.


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